こんにちは、総務のクドウです。
本日は展示会のフローについてお話します。
当社は毎年、幕張メッセで開催される展示会に企業出展していてその際に使用する装飾・販促ツールは全て社内で制作しているため、かかる宣伝コストは外注よりも安くなっています。
以下に実際のフローをご紹介しますので、これから展示会の内製を始める方のご参考になれば幸いです。

現場のヒアリング

最初に出展することによって得られる費用対効果や達成する目標を企画書におこします（ここはラーメン大好き金尾さんの担当なので省略します）
企画が採用されたら、スケジュールに工数見積もりを明記して製作開始です。
まずデザインのラフスケッチを書いたり、イメージ写真をスクラップのように切り貼りしたイメージを元に内容に齟齬や誤りがないか、現場と確認をとります。
そしてラフスケッチの確認がとれたら実際にデザインソフトで作っていきます。

ブースのデザインを作成

デザインができたら、ブースの図面を元に「完成予想図」を平面図またはCADで作成しましょう（ちなみに私は平面で作ります）
ここで具体的に絵におこすことにより相手にイメージが伝わりやすくなり、チームの情報共有にもつながります。
そしてキャッチコピーを決める時、ファーストビューで3秒以内に理解できる文章をつけないと会場には多くの視覚情報があるためブースが埋れてしまいます。
また全ての展示物を配置して、物と物の間が詰まり過ぎていないか？壁面パネルの内容は情報過多になっていないか？などを入念にチェックします。

印刷業者の選定

印刷業者を選ぶポイントは、データ入稿から発送までの納期と費用、品質で選びます。
納期ですがこれが短いと費用が高くなってしまうので、できれば1週間以上の余裕を持つとグッとコストを抑えられます。
できるだけ早めに印刷業者に入稿しましょう。
ちなみに私がよく利用しているところはネット印刷がメインでして、パネル看板ならビジプリに発注し、チラシやパンフレットなどの紙媒体ならプリントパックが価格と品質が安定していてお勧めです。
また最近はオフィスデータでも入稿ができるので、標準のテンプレートを使って簡単にチラシを作れるのが嬉しいですね。
最後に最小ロット数も合わせて確認してください。
チラシだと100枚からの印刷になり、枚数が増えるごとに費用が安くなります。

最後に

20年前までは印刷物を作るのに広告代理店に頼んでいましたが、便利なアプリケーションが普及した今ではスマホでデザインして入稿、あとは自宅で待つだけ…といういい時代になりました。
最近はロット数も10枚から対応してくれる小売店が沢山あるので選択肢が増えたお陰で、顧客に提供できるサービスが増えて嬉しいです。
この間の展示会では、景品にうまい棒のパッケージをデザインさせてもらい、600本発注したのがつい昨日の出来事のよう（クドウの希望であった納豆味は採用されませんでした）